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Contabilidad Básica

Crear un Sistema Financiero Simple para su Negocio de Cuidado Infantil


Contabilidad Básica

En el corazón de cualquier negocio exitoso, desde la operación unipersonal hasta una compañía Fortune 500, se encuentra un sistema de contabilidad financiera.

Estos sistemas son críticos porque, en primer lugar, le permiten saber dónde está su dinero, a dónde va y cuánto está ganando. Tener esta información fácilmente disponible le permitirá comenzar a hacer cosas como pagarse a sí mismo sin poner en riesgo a su empresa, administrar el flujo de efectivo, para que siempre tenga suficiente dinero para pagar sus facturas, y saber cuándo es el momento de crecer y cómo hacerlo.

 

Es comprensible que, para muchas empresas de cuidado infantil, incluso estos primeros pasos de ponerse en el camino hacia la creación de un sistema financiero parece desalentador. Esta guía lo guiará a través de los conceptos básicos del desarrollo de un sistema, que realmente consiste en solo dos grandes pasos: obtener una cuenta bancaria comercial y adoptar un sistema de contabilidad.

Desarrollo de un Sistema de Contabilidad

Una vez que tenga su cuenta comercial en la mano, puede comenzar a pensar en un sistema básico para la contabilidad. La contabilidad es muy importante porque le ayudará a entender de dónde viene su dinero a medida que fluye hacia su negocio (seguimiento de los ingresos) y a dónde va (supervisión de los gastos),y la cantidad deganancias que está obteniendo (gestión del flujo de efectivo). Las ganancias son solo una forma elegante de decir cuánto dinero queda después de pagar todas sus facturas.

Paso 1 - Determine cómo contabilizará los fondos que entran y salen:

Hay dos métodos básicos en la contabilidad, uno es un método de acumulación, que es más complejo y se basa en cuando se contrae un gasto o un ingreso. Así, por ejemplo, en el método de acumulación, en el momento en que recibe su factura de tarjeta de crédito, eso se consideraría como algo que se quitaría de sus activos en comparación con cuando realmente paga la factura. Si se utiliza el método de efectivo se quitaría de sus activos cuando se paga la factura. El método de efectivo es menos difícil, ya que se basa en cuándo se pagan o reciben las cosas.

Ahora veamos los ingresos, por ejemplo, cuando un niño está bajo su cuidado durante una semana, y les dice a los padres, que le deben $300, bajo el método de acumulación, que se considerarían ingresos en ese momento. Bajo el métodode efectivo, no se consideraría ingreso hasta que el padre le dio el cheque y usted lo depositó. Para la abrumadora mayoría de las pequeñas empresas de cuidado infantil, el método de efectivo va a ser mucho más simple y mucho más útil porque le permitirá saber cuándo el dinero entra y sale de su cuenta. Este método es más cómodo porque coincidirá de muchas maneras, con el acto de equilibrar su talonario de cheques, solo en un sentido más grande y de una manera más grande.

Paso 2 – Determine cómo registrará sus transacciones:

Ahora que ha determinado cómo contabilizará los fondos, debe determinar cómo va a registrar sus transacciones. Para muchas pequeñas empresas de cuidado de niños, será fácil registrar transacciones en una hoja de papel o en una hoja de cálculo, como Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google. Deseará configurar solo algunas categorías simples para comenzar.

Primero deseará comenzar con sus ingresos y determinar cuáles son las fuentes de ingresos clave para su negocio, es decir, las fuentes en las que obtiene principalmente su dinero. Probablemente, las tarifas de los padres serán una de ellas, otra podría ser un subsidio de cuidado infantil o pagos del programa de servicio de alimentos. Tal vez haya fondos adicionales que reciba para estudiantes después de la escuela, o fondos de subvención. Cada uno de ellos será una fuente de ingresos independiente para tener en cuenta.

A continuación, enumere sus gastos. Esto puede incluir artículos como nómina, limpieza, alquiler, reparaciones, suministros y otras categorías que coincidan con su negocio. Lo importante de las categorías es tratar de limitarlas, no es necesario detallar todas las categorías que puedan ocurrir, sino solo centrarse en las categorías que tiene en este momento. Siempre podría agregar categorías en el camino, pero si tiene demasiadas categorías, podría volverse abrumador y muy difícil tener en cuenta los gastos o los ingresos a medida que pasa tiempo averiguando a qué categoría pertenece esto. Puede usar esta lista de ejemplos para categorizar sus fuentes de ingresos:

Categorías de ingresos

  • enseñanza
  • subsidio
  • honorarios
  • programa de alimentos
  • subvenciones
  • otro

Puede utilizar esta lista de ejemplos para categorizar sus gastos:

Categorías de gastos

  • personal
  • impuestos
  • alquilar
  • utilidades
  • teléfono
  • comida/Snacks
  • EPI
  • limpieza
  • pagos de préstamos
  • comisiones bancarias
  • otro

Paso 3 – Establezca un horario para anotar y revisar sus transacciones:

Debe establecer una hora para actualizar sus libros, al menos, cada mes. Puede optar por actualizar con más frecuencia, pero como mínimo, hacerlo una vez al mes. Para actualizar sus libros, comience por mirar todas sus fuentes de ingresos: efectivo, pagos de tarjeta de crédito y sistemas de pago de aplicaciones como Venmo o Zelle, y cheques escritos a usted, e ingrese cada uno de ellos como sus ingresos en su hoja de cálculo. A continuación, registrará sus gastos. Puede mirar a través de sus recibos, mirar un extracto bancario o de tarjeta de crédito, y las facturas que ha recibido de personas a las que tuvo que pagar. Una nueva cantidad de estos comprobantes de pagos puede ayudarlo no solo a registrar estos costos, sino también, lo que es más importante, a asegurarse de que está registrando la cantidad correcta para cada uno.

Aunque puede parecer tedioso registrar cada transacción, se vuelve importante en términos de comprender su rentabilidad mediante el seguimiento de dónde viene exactamente su dinero y a dónde va. Una vez que haya registrado todos sus ingresos y gastos para el mes, sumará cada categoría. Cuando restas ingresos de tus gastos, esto te dará una idea de cuántas ganancias

obtuvo ese mes. Es posible que desee considerar tomar parte de ese beneficio o dejarlo en el negocio para un día lluvioso o para ayudar con el pago de sus facturas que pueden estar llegando.

Puede usar esta plantilla útil plantilla registrar y realizar un seguimiento de sus ingresos mensuales:

¿Qué Ingresos Recibí?

Fecha Descripción de lo Que Me Pagaron Cantidad Recibida Categoría
       
       
       
       
       

Puede usar esta plantilla útil para registrar y realizar un seguimiento de sus gastos mensuales:

¿Qué pago?

Fecha Descripción de lo Que Pagué Importe Pagado Categoría
       
       
       
       
       

Consejos-Pro

Contabilidad consejos-pro:

Al categorizar y presentar sus recibos, asegúrese de etiquetarlos, para que recuerde en qué categoría se han colocado.

Consejos-Pro de contabilidad:

En primer lugar, se adhieren a un horario regular! Asegúrese de que va a actualizar sus registros, ya sea mensualmente, cada dos semanas o cada semana. Esto le ahorrará tiempo y dolor de cabeza para el futuro. Dejar que todos sus gastos e ingresos se acumulen no le ayudará, no podrá entender cómo le está yendo a su negocio en un momento dado, ni es probable que mantenga el sistema a medida que se vuelve cada vez más intimidante registrar tantos recibos y estados de cuenta que se han acumulado desde la última vez que actualizó su sistema.

En segundo lugar, considere un sistema electrónico a lo largo del tiempo. Puede ser muy tedioso hacer contabilidad a mano. Por lo tanto, es posible que desee crear una hoja de cálculo simple o incluso obtener un sistema en línea. Cuando busque sistemas en línea como QuickBooks o FreshBooks o Xero, piense en la facilidad de uso, el costo y la complejidad. La realidad es que, para muchos de ustedes con un pequeño negocio de cuidado de niños, es posible que no necesite QuickBooks u otros sistemas más complicados, puede ser algo en lo que desee elegir uno más simple que será menos costoso y más fácil de usar. Aún así, asegúrese de mantener todos sus registros, ya sea tomando fotos o escaneando cada recibo y estado de cuenta, para que lo tenga electrónicamente o incluso solo el viejo método de caja de zapatos, poniendo a todos y todo en un solo lugar. Asegúrese de aferrarse a la documentación de las transacciones utilizadas para su sistema de contabilidad, esto es importante en caso de que sea auditado por el IRS, también es importante porque le permitirá volver atrás y verificar su información si es necesario.

La Ayuda Está Disponible

Si todavía tiene preguntas sobre el desarrollo de un sistema financiero para su negocio de cuidado infantil, puede reservar una consulta con un entrenador de negocios para discutir.

 

Renuncia

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