Capitalization Policy

¿Qué es una política de capitalización?

En contabilidad, normalmente se tratan las compras grandes o aquellos artículos con una vida útil de más de un año (como un lavaplatos o muebles) como un gasto de capital. Esto significa que aunque lo pagó este año, deberá deducir el costo durante muchos años (esto se llama obsolescencia, puede obtener más información al respecto aquí here). Por ejemplo, digamos que compró un sofá utilizado exclusivamente para su negocio de cuidado infantil por $700. A pesar de que pagó por ello este año, solo podría deducir $100 al año durante siete años. Eso significa que aunque haya gastado el dinero este año, pagará impuestos adicionales sobre él.

Esto sería un gran dolor para las pequeñas empresas, por lo que el IRS creó un "puerto seguro" que proporciona una excepción, si tiene una política de capitalización vigente. Con una política de capitalización, puede decir que cualquier artículo que compre que sea inferior a $2,500 puede tratarse como un gasto del año en curso, incluso si tiene una vida útil de más de un año. En otras palabras, la póliza le permite omitir la obsolescencia para artículos de menos de $2,500 y deducirlos este año, manteniendo sus impuestos más bajos.

Cómo crear una política de capitalización para su negocio

Por lo general, la mayoría de las pequeñas empresas optan por crear una política de capitalización en el límite más alto: $2,500. Puede establecerlo más bajo, pero este nivel le permite la mayor ventaja en sus impuestos y en su contabilidad.

Crear una política es muy simple y solo requiere tres pasos:

Paso 1: Crear la directiva

Los siguientes elementos deben incluirse en una política de capitalización:

• Propósito: Indique claramente el propósito de la política de capitalización, que en este caso es establecer el costo mínimo (monto de capitalización) para registrar los activos de capital en los estados financieros anuales de la compañía.

• Definición de activos de capital: Proporcione una definición clara de lo que constituye un "activo de capital". Por lo general, querrá incluir artículos con una vida útil de más de un año y un costo de $ 2,500 o más.

• Umbrales de capitalización: Establezca el importe del umbral para la capitalización mínima.

• Método y procedimiento de capitalización: Describa el método y el procedimiento para capitalizar activos.

• Mantenimiento de registros: Especifique los requisitos de mantenimiento de registros.

Aquí hay un ejemplo:

1. Finalidad: La presente política de capitalización tiene por objetivo establecer lineamientos para el reconocimiento y registro de los bienes de capital en los estados financieros de la sociedad, asegurando un tratamiento coherente y adecuado de estos activos.

2. Definición de activo de capital: Un activo de capital se define como un activo tangible o intangible que cumple con los siguientes criterios:
   
   a.Tiene una vida útil que se extiende más allá de 12 meses.
   b.Fue adquirido o producido por un costo superior a $2,500.

3. Umbrales de capitalización: El umbral para la capitalización se fijará en $2,500. Todos los activos que cumplan o excedan este costo se capitalizarán, mientras que los activos por debajo de este umbral se contabilizarán como gastos en el período de adquisición.

4. Metodología y procedimientos de capitalización: Los activos de capital se registrarán a su costo histórico, incluidos todos los costos directamente atribuibles a llevar el activo a su uso previsto. Los activos materiales inferiores al umbral de capitalización se registrarán como gastos en los estados financieros del ejercicio en que se adquieran.

5. Depreciación y amortización: Los activos de capital con vidas útiles finitas se depreciarán o amortizarán utilizando métodos apropiados a lo largo de sus vidas útiles estimadas. Los gastos de depreciación o amortización se reconocerán en los estados financieros de forma sistemática.

6. Mantenimiento de registros: Toda la documentación de respaldo, incluidas facturas, contratos y registros financieros relevantes, que justifiquen el costo de adquisición de los activos de capital, se conservará durante un mínimo de cuatro años a partir de la fecha de enajenación o retiro.

7. Revisión y cumplimiento: Esta política de capitalización se revisará periódicamente para garantizar su relevancia y efectividad.

Paso 2: Firme la política

Firme en la parte inferior de la póliza. Como registro en caso de una auditoría del IRS, es importante tenerlo, por lo que incluso si usted es un propietario único, con usted como único empleado, aún debe firmarlo.

Paso 3: Presente su póliza

Guarde una copia en papel y una copia electrónica de la póliza, en caso de que la necesite en una auditoría. Esto puede ser tan simple como mantener una copia en papel en sus archivos y tomar una foto de ella para una versión digital.

Aunque parezcan algunos pasos adicionales, crear una política de capitalización le permitirá gastar legalmente muchos más artículos y tener una razón clara para hacerlo si incluso es sometido a una auditoría por el IRS.

¿Qué pasa si necesito más ayuda?

Estas circunstancias especiales implicarán apoyo adicional de su preparador de impuestos, por lo que es bueno estar al tanto de ellas y comprender cómo funcionan. Para obtener más información sobre el impacto de los impuestos en su negocio, consulte nuestros recursos fiscales adicionales sobre childcare.texas.gov. Allí, también puede inscribirse para recibir asistencia personalizada con un entrenador de negocios.

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