Thirty Commonly Overlooked Deductions

Dirigir un negocio de cuidado de niños requiere dedicación, pasión y una cuidadosa administración financiera.

Aunque los proveedores de servicios de empresas de cuidado infantil desempeñan un papel vital en la vida de los niños pequeños y en el sustento de sus familias, es importante asegurarse de que también maximizan los ingresos y minimizan los gastos para obtener la compensación por este arduo trabajo.

En demasiadas ocasiones, los propietarios de negocios de cuidado infantil pasan por alto posibles deducciones fiscales que podrían aportar más dinero a sus bolsillos.

En esta herramienta le proporcionaremos información valiosa sobre las deducciones fiscales que comúnmente se pasan por alto o se malinterpretan. Tanto si acaba de poner en marcha su negocio de cuidado infantil como si lleva años alimentando mentes jóvenes, comprender las deducciones fiscales disponibles puede ayudarle a minimizar la responsabilidad fiscal al tiempo que maximiza la salud financiera de su negocio. El

Gran Beneficio

Uso de la vivienda para fines profesionales Parte I: Los proveedores de cuidado infantil familiar son elegibles para utilizar una fórmula única para determinar la deducción del uso de la vivienda para fines profesionales. Pueden deducir las zonas de uso exclusivo (las que sólo se utilizan para el cuidado de los niños) o de uso habitual (las que se utilizan de forma continua para el cuidado de los niños). También pueden aumentar su deducción registrando el tiempo que no sólo dedican a los niños, sino también a planificar, preparar y limpiar después del cuidado. Como resultado, pueden obtener una deducción por una parte significativa del alquiler o los intereses hipotecarios, los impuestos sobre la propiedad, los servicios públicos y los gastos de mantenimiento de la vivienda. Puede obtener más información sobre el cálculo del uso profesional de su vivienda aqui.
Uso de la vivienda para fines profesionales Parte II: Los propietarios de negocios basados en el centro también pueden deducir una oficina en casa. Esto puede ser más complicado, ya que no pueden tener también una oficina en el lugar. Sin embargo, hemos visto muchos casos en los que el propietario del centro está utilizando el espacio en el lugar para otros fines, lo que lleva a que las tareas administrativas se realicen desde su casa. De nuevo, esta deducción puede ayudarle a incluir los costos de alquiler o intereses hipotecarios, impuestos sobre la propiedad, servicios públicos y gastos de mantenimiento de la vivienda.
Primas de seguros: Los gastos del seguro de responsabilidad civil, el seguro de propiedad y el seguro médico de los empleados son deducibles. A menudo se pasan por alto cuando se reúnen los gastos del año.
Impuestos a la propiedad: Los impuestos sobre la propiedad relacionados con las instalaciones que utiliza para su negocio de cuidado de niños pueden deducirse. Una vez más, para las empresas familiares de cuidado de niños, usted querrá utilizar su porcentaje de tiempo/espacio para determinar la parte comercial.
Comidas y meriendas Parte I Si proporciona comidas y meriendas a los niños a su cargo, una parte de estos gastos podría ser deducible. Lleve un registro detallado de estos gastos. Y si es usted un proveedor de cuidado infantil familiar, consulte el punto siguiente.
Comidas y meriendas Parte II Uso de la tarifa estándar de comidas del Programa de Alimentación para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP): Si usted es un proveedor de cuidado infantil familiar, puede utilizar la tarifa estándar de comidas de nivel I del CACFP para calcular su deducción por comidas, incluso si no participa en el programa. En todos los casos que hemos visto esto resulta en una deducción más alta y un proceso mucho más fácil que el seguimiento del costo real de cada comida. Usted puede aprender más sobre esto aquí .
Publicidad y Mercadeo: Son deducibles los gastos de promoción de sus servicios de cuidado infantil, incluidos el desarrollo de páginas web, los gastos en redes sociales, los gastos de publicidad y los gastos de impresión.
Clasificación errónea de empleados: Clasificar erróneamente a los educadores como contratistas cuando deberían ser empleados puede acarrear sanciones legales y económicas. La distinción se basa en factores como el control sobre el trabajo, el nivel de independencia y si el trabajo forma parte integral de su negocio. Puede obtener más información en esta herramienta sobre cómo saber qué categoría utilizar.
Contratar a su hijo: Si contrata a su hijo (menor de 18 años) para que trabaje en su empresa de cuidado de niños, puede deducir su salario como gasto empresarial sin pagar impuestos sobre el trabajo, a la vez que enseña a su hijo la responsabilidad financiera. No obstante, el trabajo debe ser legítimo y adecuado a la edad, y el salario pagado debe ser razonable para los servicios prestados. Esta herramienta puede ayudarle a navegar por esta oportunidad.
Honorarios profesionales: Los honorarios pagados a consultores, abogados o contadores o incluso a profesionales de la preparación de impuestos por asesoramiento relacionado con la empresa son deducibles como gastos empresariales.
Depreciación: La depreciación es ua forma de distribuir el costo de los gastos más grandes (más de $2,500) a lo largo del tiempo, porque pierden valor a medida que envejecen o se desgastan. Cuando calcula la depreciación, puede deducir cada año de sus impuestos una parte del costo original. Calcular la depreciación puede ser un poco complicado, por lo que es una buena idea hablar con un profesional de impuestos que pueda guiarle y asegurarse de que estás obteniendo todas las deducciones que merece. Puedes obtener más información aquí .
Suministros de oficina: Puede deducir los gastos de material de oficina como papel, bolígrafos, tinta de impresora y otros suministros utilizados para tareas administrativas.
Tarifas bancarias: Son deducibles las comisiones asociadas a las cuentas bancarias de la empresa, incluidos los gastos mensuales por servicios y las comisiones por transacciones.
Evitar la categoría "Otros gastos": Agrupar varios gastos en una categoría de "Otros gastos" puede dificultar el mantenimiento de registros precisos y la preparación de impuestos. En consecuencia, si puede utilizar categorías existentes como suministros, puedes reducir la complejidad de sus impuestos y las preguntas que puedan surgir en la revisión del IRS.
Deuda incobrable: muchos proveedores creen que pueden deducirse las cuotas impagadas de los padres, pero esto no es correcto. Si no le han pagado, puede reclamar el importe ante los tribunales, pero lamentablemente no sería deducible.
Membresías profesionales: Las cuotas de afiliación a la NAFCC, NAEYC y otras organizaciones y asociaciones relacionadas con el cuidado de niños son deducibles.
Uniformes: Los costos de los uniformes necesarios para el personal de la empresa de cuidado de niños son deducibles, pero tienen que ser uniformes de uso exclusivo en el trabajo. No es deducible la compra de otras prendas que usted decida utilizar sólo en el trabajo, pero que podría utilizar personalmente. Por ejemplo, una camiseta con el logotipo de su empresa que todo el mundo tiene que llevar sería deducible, pero una blusa que elija llevar en el trabajo y que no sea obligatoria no sería subvencionable.
Intereses de préstamos empresariales: También pueden deducirse los intereses de los préstamos a empresas, incluidos los Préstamos por Daños Económicos y Catástrofes (EIDL) y los préstamos no condonados del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP).
Gastos de transporte: Si transporta a los niños a su cargo, una parte de los gastos del vehículo, como gasolina, mantenimiento y seguro, puede ser deducible. También puede contabilizar otros viajes, como al supermercado a comprar comida para su negocio, cuando el propósito principal del viaje esté relacionado con el trabajo. Lleve siempre un registro detallado del millaje.
Suministros Parte I Son deducibles los costos de suministros como materiales de arte, recursos educativos y artículos de limpieza que se utilicen en su negocio de cuidado de niños.
Suministros Parte II Preparación y servicio de comidas: No olvide incluir todos los costos de preparación y servicio de alimentos y comidas, todo, desde las toallas de papel hasta las servilletas y los recipientes para guardar las sobras, puede ser deducible.
Suministros Parte III Juguetes: Los juguetes y las pilas para los mismos son deducibles. Si usted es un proveedor a domicilio, tenga cuidado al deducir el 100% de los juguetes que también son utilizados por sus hijos. En su lugar, deduzca un porcentaje en función del tiempo que se utilicen.
Programa informático de administración de empresas de cuidado infantil (CCMS) y otros programas informáticos empresariales: Los gastos del programa informático utilizado para administrar la programación, la facturación y otras tareas administrativas son deducibles.
Formación y educación: Se pueden deducir los gastos asociados a talleres, seminarios o cursos relacionados con el cuidado de niños y la educación infantil.
Teléfonos: Si su celular es su único teléfono, no es deducible. Sin embargo, el costo de una segunda línea en su casa utilizada exclusivamente para el negocio es un gasto de negocio deducible. Los proveedores de servicios de cuidado infantil familiar sólo pueden deducir un teléfono móvil utilizado exclusivamente para fines profesionales si se trata de una segunda línea.
Alquiler o intereses hipotecarios: Si alquila o es propietario de la propiedad donde opera su negocio de cuidado infantil, puede deducir un porcentaje del alquiler o interés hipotecario basado en el espacio utilizado para actividades comerciales. Para los centros, es probable que sea el monto total; los proveedores de cuidado infantil familiar querrán utilizar su cálculo de tiempo/espacio. Si tiene un negocio de cuidado infantil familiar y detallas sus impuestos personales, puedes hacer el balance de los intereses de su hipoteca en el Anexo A (por ejemplo, si su porcentaje de tiempo/espacio es del 60%, entonces el 60% de los intereses de su hipoteca pueden ir en la categoría Uso Comercial del Hogar y el 40% en un gasto personal en el Anexo A).
Contratación de su cónyuge: Si emplea a su cónyuge en su empresa de cuidado infantil, puede deducir su salario como gasto empresarial legítimo. Sin embargo, al igual que cuando contrata a su hijo, el salario pagado debe ser razonable para los servicios que presta. A diferencia de cuando contrata a su hijo, sí tiene que pagar impuestos sobre el trabajo.
Gastos de puesta en marcha: Los costos relacionados con la puesta en marcha de su negocio de cuidado infantil pueden ser deducibles cuando abra el negocio. Esto puede incluir muchos de los mismos gastos que puede utilizar cuando esté abierto, como juguetes, gastos de oficina y gastos de instalaciones o vivienda.
Evitar el Costo de los bienes vendidos (COGS): El concepto de coste de los bienes vendidos (COGS) se aplica principalmente a las empresas que venden productos físicos, como las tiendas minoristas o los fabricantes. El COGS representa los costos directos de producción de los bienes que se venden, incluidos los materiales, la mano de obra y los gastos generales de fabricación. Se utiliza para calcular el beneficio bruto de una empresa. Sin embargo, para las empresas basadas en servicios como los proveedores de cuidado infantil, COGS normalmente no se aplica y podría dar lugar a confusión acerca de sus gastos con el IRS.
Tarifas de licencia y certificación: Los gastos asociados a la obtención y renovación de licencias y certificaciones necesarias para su negocio de cuidado de niños son deducibles.

Tenga siempre presente que, independientemente de la deducción, es esencial mantener registros organizados y precisos en de todos estos gastos para asegurarse de que puede reclamar las deducciones a las que tiene derecho y, al mismo tiempo, cumplir las leyes fiscales.

¿Necesita ayuda?

Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse con el equipo de capacitación sobre cuidado infantil de la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas en Coaching@ECEBixCoach.org.

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