Aspectos básicos del contrato

Cuando celebre un contrato con otra entidad empresarial, todos los detalles del mismo deben constar por escrito y estar firmados por ambas empresas. El documento escrito se denomina contrato.

Debe evitar firmar un contrato en el que todo se acuerde verbalmente y nada quede por escrito, aunque sea con alguien a quien conoce muy bien. A veces esto se conoce como "contrato de palabra", porque los términos sólo se basan en el intercambio de palabras. Cuando usted y otra persona discuten contratos verbalmente, hay muchas posibilidades de que se produzcan malentendidos o de que se olviden detalles. Cuanto mayor sea la importancia del contrato o de la relación, mayor es la importancia de que no haya malentendidos para que una de las partes (o "parte", como se suele llamar a las entidades que contactan entre sí) no se sienta engañada o defraudada por la otra.

Existen diferentes tipos de contratos con distintos niveles de importancia. A menudo, el título de un contrato puede dar una idea de la magnitud de su impacto en su negocio. Los contratos que firman los padres para matricular a sus hijos se denominan contratos de asistencia. Cuando trabaja con otras organizaciones de su comunidad, puede recibir un Memorando de Entendimiento, o MOU (Memorandum of Understanding), que suele representar un contrato de menor riesgo. A menudo, los organismos que acuerdan trabajar juntos para un fin común sin intercambiar dinero firman un MOU. Usted podría firmar un MOU si acuerda trabajar con una agencia local de Early Head Start para cumplir con las normas del programa EHS.

Póngalo por escrito

Siempre que celebre un contrato con otra entidad, hay datos clave que debe asegurarse de que consten en el documento que ambos firman:

• Nombre de la empresa (si la empresa utiliza el nombre "Doing Business As" o "DBA", incluya también el nombre registrado de la empresa)
• Dirección profesional (incluya la mejor dirección postal si es distinta de la dirección profesional registrada)
• La persona o personas de contacto de cada empresa, junto con su número de teléfono y dirección de correo electrónico.
• La fecha de inicio y finalización del contrato. Los contratos deben tener una fecha de inicio y otra de finalización, o una fecha de finalización del trabajo. En el caso de pequeños trabajos de contratistas, no hay problema si el contrato no especifica fechas, siempre que el pago no se realice hasta que el trabajo esté terminado.
• Condiciones de pago: ¿Se canjeará el pago? En caso afirmativo, ¿cuánto? ¿Qué forma de pago se acepta? ¿Cuándo vence el pago? ¿Cuál es la penalización por retraso en el pago?

Si paga a otra empresa para que le preste un servicio, tendrá expectativas sobre la calidad del trabajo que va a recibir. Si el trabajo no se completa de la forma que usted pensaba, tiene derecho a impugnarlo, siempre que haya puesto sus expectativas por escrito en un contrato firmado por ambas entidades. Hoy en día, los documentos firmados digitalmente se consideran igual de válidos que las copias impresas con firmas manuscritas.

Como regla general, pida siempre aclaraciones a una fuente de confianza si no está seguro de algo o no tiene tiempo de leer los documentos que va a firmar.

Evaluación del nivel de riesgo

Los acuerdos más complicados o jurídicamente más exigentes requieren contratos más largos. Cuanto mayor sea la vinculación jurídica de su empresa con otra entidad, mayor será el riesgo que su empresa podría estar asumiendo al firmar el contrato. Le conviene que un representante legal revise los contratos potencialmente de mayor riesgo antes de comprometer a su empresa con los términos del acuerdo. Antes de firmar, debe conocer todas sus obligaciones, así como los servicios o bienes que le corresponden. Tenga en cuenta que incluso los contratos cortos pueden ser legalmente obligatorios.

Además, tenga en cuenta que "menor riesgo" no equivale necesariamente a "menos trabajo". Lea siempre palabra por palabra cualquier documento que firme. Si no entiende algo, pida a la persona que preparó el documento que se lo explique. Si le preocupa algo que le piden que hagas, dilo. Puede que consigas que se modifique el lenguaje del contrato para adaptarlo a tus circunstancias, o que consigas entender mejor las expectativas manteniendo una conversación.

A medida que los contratos aumentan en niveles de compromiso y riesgo, hay más componentes a tener en cuenta. He aquí algunos signos de que los contratos pueden tener un nivel de riesgo significativo.

Se está intercambiando una gran suma de dinero, y/o una suma significativa como importe recurrente. La rentabilidad de su empresa es fundamental para la salud y el éxito de su negocio. Si va a pagar a otra persona para que haga un trabajo por usted, ¿ha investigado si tiene buena reputación? Busque reseñas en Internet y pregunte por antiguos clientes a los que pueda llamar. ¿Podrá comprobar periódicamente (idealmente una vez al mes) que hacen el trabajo por el que les paga y que su rendimiento cumple sus normas? Lo más beneficioso es incluir en el contrato una cláusula que indique claramente qué ocurre si no hacen el trabajo o si su rendimiento no cumple sus normas.

Se incluyen determinadas cláusulas vinculantes. Hacia el final del contrato, es habitual que los contratos de riesgo medio o alto incluyan frases legales que pretenden reducir el riesgo. Piense si la agencia con la que firma un contrato es lo bastante fiable como para que usted asuma su riesgo. Asegúrese también de que el contrato le protege por igual. Las cláusulas vinculantes no significan que no deba asumir el contrato, simplemente son una señal de que el contrato tiene cierto nivel de riesgo. Si no está seguro de lo que significa alguna cláusula del contrato, pide a personas de confianza en su empresa o en su vida que le echen un vistazo. Si hay alguna duda sobre el significado o la interpretación, es posible que desee considerar una consulta legal para confirmar que la celebración del contrato es en su mejor interés.

Personas ajenas a su empresa acuden a su empresa o su empresa acude a la suya.

Siempre que usted se encuentre en el local de otra persona, ésta puede verse en la situación de aceptar la responsabilidad si usted resulta lesionado, a menos que usted acuerde por escrito lo contrario. Por eso tiene un seguro de responsabilidad civil: si un niño resulta herido en su casa y la familia sospecha que usted es el responsable, es probable que su seguro de responsabilidad civil le proteja de tener que pagar los gastos médicos o legales. Algunos contratos exigen una prueba de seguro de responsabilidad civil o pueden pedirle que añada a otra empresa como entidad asegurada adicional en su seguro de responsabilidad civil (o viceversa).

Lo más habitual es que los contratos incluyan cláusulas de exención de responsabilidad. En ellas se suele estipular que no se puede responsabilizar a la otra agencia de un acontecimiento adverso que se produzca durante la vigencia del contrato. Las cláusulas de exención de responsabilidad suelen ser beneficiosas para ambas partes, siempre y cuando ambas partes se planteen un grado de riesgo similar. En general, las cláusulas de exención de responsabilidad son buenas para incorporarlas a los contratos de asociación comunitaria o de servicios compartidos.

Una situación en la que existen diferentes grados de riesgo es cuando usted contrata a un contratista para realizar reparaciones o trabajos de jardinería. Estos contratistas suponen un riesgo significativamente mayor para su propiedad y su negocio que usted para ellos. Los contratistas deben tener una póliza de seguro de responsabilidad civil para protegerse de situaciones adversas, al igual que usted tiene una póliza de seguro de responsabilidad civil para su negocio. Trabaje sólo con contratistas que tengan un seguro de responsabilidad civil y que le hagan el trabajo sin una cláusula de exención de responsabilidad.

Ejemplo

La directora del centro quiere introducir la lengua china en el plan de estudios de los niños pequeños. Se pone en contacto con una tutora de chino, la Sra. Zhang, para que desarrolle e imparta clases semanales de chino.

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