How Can I Hire My Spouse?

Ser propietario de un negocio tiene la ventaja de poder contratar a miembros de la familia, pero emplear a la familia puede conllevar diferentes requisitos fiscales sobre la nómina en comparación con los empleados que no son familiares. Cuando una pareja casada opera un negocio, hay varias cuestiones a considerar.

Contratación de un cónyuge con una empresa unipersonal

Si usted es una empresa unipersonal (no una LLC de un solo miembro), hay dos opciones que tiene para contratar a su cónyuge.

En primer lugar, si uno de los cónyuges controla el negocio, el segundo cónyuge se considera empleado y está sujeto a los impuestos del Seguro Social y Medicare, al impuesto sobre la renta y a la retención FICA. Si no tiene uno, querrá obtener el Número de Identificación Federal de Empleador (EIN), que es su identificación para tener un empleado. La mayoría de los empleadores pagan un impuesto de desempleo federal y estatal como parte de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Bajo ciertos criterios, no tiene que hacer pagos de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés), y esto podría ahorrarle alrededor de $420 al año. Sin embargo, si bien los pagos de FUTA son opcionales, optar por pagar este impuesto proporciona créditos de seguro social para su cónyuge y la opción de tener beneficios compartidos, como un plan de jubilación de la empresa.

En segundo lugar, si ambos cónyuges comparten el control y la operación del negocio y los servicios, entonces existe una sociedad. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) permite un tipo especial de sociedad con cónyuges llamada empresa conjunta calificada. Es importante tener en cuenta que el matrimonio de hecho no califica en esta situación. Una empresa conjunta calificada no se trata como una sociedad colectiva para fines fiscales, por lo que aún puede presentar el mismo Anexo C que si fuera un propietario único, siempre y cuando:

¿Son un matrimonio que presenta una declaración conjunta y son los únicos miembros de la sociedad?,
Ambos participan materialmente en el negocio,
Ambos son copropietarios de la empresa y optan por no ser tratados como una sociedad colectiva

La participación material se refiere al nivel de implicación o actividad que una persona tiene en una empresa. El IRS proporciona criterios específicos para evaluar la participación material de una persona y puede incluir el tiempo y la actividad constante, y el uso de habilidades especializadas. Si los cónyuges tienen una empresa conjunta calificada con una empresa unipersonal, generalmente cada uno declarará su parte de las ganancias netas del negocio en sus declaraciones de impuestos individuales utilizando el Anexo C (Formulario 1040). Ambos cónyuges serán responsables de pagar los impuestos de autónomos sobre su parte de los beneficios.

Contratar a un cónyuge con una LCC o cualquier otro tipo de corporación

Si su empresa es:

Una LLC de cualquier tipo, incluso una LLC de un solo miembro (o lo que la gente a veces llama una LLC unipersonal);
Una sociedad que incluya a alguien que no sea su cónyuge; o
Una corporación S o C

Entonces necesita contratar a su cónyuge como empleado. De nuevo, necesitará un EIN y, en este caso, tendrá que pagar todos los impuestos correspondientes, como con cualquier empleado. Su cónyuge tendrá acceso a créditos de seguro social y a cualquier beneficio adicional que ofrezca su empresa.

Con una LLC o cualquier otra corporación, el cónyuge puede ser copropietario de una de dos maneras. En primer lugar, puede ser socio, miembro o accionista como cualquier otra persona con la que pueda asociarse en un negocio. Por ejemplo, usted y su cónyuge podrían ser miembros de una corporación S o en una sociedad comercial formal. En los estados de bienes gananciales (que son Arizona, California, Idaho, Luisiana, Nevada, Nuevo México, Texas, Washington y Wisconsin) su cónyuge es un copropietario a través del matrimonio. Sin embargo, si cobran un salario o reciben una distribución de las ganancias, deberá asegurarse de que sean empleados o miembros formales de la empresa. En otras palabras, su cónyuge es un copropietario que puede recibir parte de los activos si la empresa se disuelve o si usted fallece, pero no es tratado como propietario o empleado de otra manera.

Otras dos consideraciones

Tenga en cuenta que no importa cómo emplee a un cónyuge, debe ser tratado como cualquier otro empleado. Por ejemplo, si tienes un asistente al que le pagas $14 por hora y contrata a su cónyuge como otro asistente, no se le puede pagar $25 por hora, tiene que ser del mismo nivel o similar. También querrá que su cónyuge llene los formularios que usted requiera de otros empleados.

Si su cónyuge es un socio comercial de cualquier tipo, ya sea como una sociedad comercial calificada o es accionista de una corporación S, por ejemplo, debe tener un acuerdo vigente, al igual que lo haría con cualquier otro socio. Normalmente, un acuerdo incluiría:

Nombre de la empresa y su objeto
Las aportaciones de capital de cada cónyuge y el porcentaje de propiedad
Cómo se dividirán las ganancias y las pérdidas
Responsabilidades en la toma de decisiones y en la administración
Funciones y autoridad de cada cónyuge
Procedimientos de reunión y derechos de voto
Proceso para retirarse de la sociedad o disolverla
Métodos de resolución de disputas
Cláusula de confidencialidad para proteger la información confidencial de la empresa
Eventos de terminación, como bancarrota o muerte

Puede parecer "demasiado", pero un acuerdo puede evitar cualquier fricción o disputa que pueda surgir al compartir el negocio, o al menos establecer normas para resolverlas.

Recursos adicionales:

Contratos

Administración de las inscripciones

Manual del empleado

Sistemas de administración de empresas de cuidado infantil

Sistemas de registro

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