Succession Planning Part 2: Knowledge Capture©

En la Parte 1 de la Planificación de la Sucesión: Primeros Pasos, discutimos la importancia de crear un plan de sucesión para su negocio y cómo puede comenzar con el suyo propio. En la Parte 2 de esta serie, aprenderemos sobre el Paso 2: Knowledge Capture.

¿Qué es un Knowledge Capture^©?

La planificación de la sucesión no consiste únicamente en identificar a los líderes potenciales. También se trata de preservar el conocimiento y la experiencia críticos que a menudo residen en los líderes actuales.

Aquí es donde el sistema Knowledge Capture© desempeña un papel vital. Se trata de un método probado para recopilar información esencial sobre el trabajo y las responsabilidades de un puesto, garantizando una transición fluida y mitigando el riesgo de perder conocimientos críticos cuando se marchan personas clave.

La necesidad de la Knowledge Capture© surge de varias consideraciones clave:

Singularidad del Conocimiento de Liderazgo: Muchas tareas y actividades pueden ser conocidas únicamente por el actual propietario o director, lo que las hace difíciles de replicar o transferir cuando ocurren cambios en el liderazgo.
Mitigar los riesgos para la empresa: Pasar por alto etapas o tareas cruciales, especialmente relacionadas con la concesión de licencias o el cumplimiento de la legislación, podría exponer a la empresa a riesgos significativos.
Retos en la documentación: Los empleados suelen centrarse en su trabajo inmediato y puede que no den prioridad a una documentación exhaustiva. En casos lamentables de partida de empleados o acontecimientos inesperados, podría perderse información vital.

El uso del sistema Knowledge Capture© proporciona un enfoque estructurado para capturar y centralizar los conocimientos críticos, haciéndolos accesibles a los futuros líderes y garantizando una transición fluida.

Principales ventajas del sistema Knowledge Capture

El sistema Knowledge Capture© ofrece varias ventajas a las organizaciones que desean salvaguardar sus operaciones y su capital de conocimiento:

Asignación de actividades laborales: El sistema permite a las organizaciones asignar las actividades laborales en curso, incluido el alcance y la frecuencia de las tareas. Esta visión integral ayuda a los sucesores a comprender a fondo su función.
Creación de hojas de guía para el personal: El sistema Knowledge Capture© genera hojas de guía detalladas para el personal, en las que se describen las actividades clave y el momento ideal del año para realizarlas. Esto garantiza la continuidad y evita interrupciones durante las transiciones de liderazgo.
Centralización de la información clave: Al documentar las vías de acceso a los archivos y los contactos esenciales en un solo lugar, el sistema Knowledge Capture© minimiza el riesgo de perder información crítica debido a la rotación de empleados o a acontecimientos imprevistos.
Simplificación de las transiciones: Cuando se incorporan nuevos empleados, el sistema Knowledge Capture© facilita el proceso de transición proporcionando una guía completa de las responsabilidades y expectativas del puesto.

Aplicación del sistema Knowledge Capture

Puntos de partida

Para aplicar eficazmente el sistema Knowledge Capture©, tenga en cuenta los siguientes puntos de partida:

Realización de entrevistas: Las entrevistas entre líderes experimentados y sucesores potenciales son una forma valiosa de captar conocimientos esenciales. Utilice los conocimientos de sus compañeros y posibles sucesores para comprender las responsabilidades necesarias y las funciones activas que asumirá el sucesor. Este enfoque interactivo garantiza que no se pase por alto información valiosa. Recuerde que sus esfuerzos en el Knowledge Capture© afectarán directamente a la facilidad y eficacia de la transición de liderazgo.
Utilización de la plantilla de la base de datos Knowledge Capture©: La Plantilla de la Knowledge Capture© disponible AQUÍ, sirve como una valiosa herramienta para organizar y documentar información crítica. Esta plantilla recorre cada una de las áreas a tener en cuenta a la hora de crear el plan de transición y ayuda a determinar dónde hay elementos de acción que deben anotarse y otros plazos o hechos esenciales que su sucesor debe conocer.

Proceso Paso a Paso

La implantación del sistema Knowledge Capture© implica los siguientes pasos:

Paso 1: Definir las áreas de responsabilidad

Empiece por identificar y enumerar las amplias áreas de responsabilidad asociadas al puesto de liderazgo. Esto incluye proyectos e iniciativas especiales que el líder es responsable de supervisar. Mantenga esta sección amplia y piense en el panorama general de lo que se le ha encomendado a este líder. Las secciones restantes especifican las tareas y procedimientos que apoyan estos proyectos generales. Para asegurarse de que se ha captado toda la información necesaria, compruebe que esta sección responde a esta pregunta: "¿Cuáles son las principales áreas que categorizan sus funciones laborales?".

Paso 2: Definir las actividades anuales y trimestrales

A continuación, añada actividades a la lista en función de la época del año en que suelen llevarse a cabo. Por ejemplo, reuniones trimestrales con el contador de la empresa o tareas relacionadas con la preparación de impuestos. Esta sección ayuda a garantizar que los plazos clave y las obligaciones permanentes no se pasen por alto durante la transición. Incluya qué otro personal puede participar en la preparación o presentación de materiales para estas importantes actividades.

Paso 3: Definir las actividades mensuales, semanales y diarias

Siga desglosando la lista de responsabilidades hasta identificar las tareas más habituales. Este nivel de detalle garantiza que no se pase por alto ninguna acción. Piense en esta sección como una lista de comprobación o un cronograma del día para guiar al nuevo líder a través de las tareas que normalmente conformarán su jornada.

Paso 4: Completar las rutas de los archivos y los contactos

Complete las hojas "Vías de acceso a los archivos clave" y "Contactos clave" con la información pertinente sobre la ubicación de los archivos críticos y la información de contacto esencial. Asegúrese de incluir la información de contacto de todas las personas esenciales para el buen funcionamiento de su empresa. Esta información puede presentarse en forma de archivos en papel o electrónicamente, y es esencial incluir las contraseñas necesarias para acceder a los archivos. Esta sección sirve como hoja de guia de información para un nuevo líder. Usted ha definido lo que hay que hacer, ahora proporciónele las herramientas para saber dónde encontrar la información esencial para realizar eficazmente esas tareas.

Paso 5: Consolidación y actualización

Una vez recopilada toda la información, consolídela en una tabla fácil de usar. Actualice periódicamente esta tabla al menos una vez al año y considere la posibilidad de realizar actualizaciones trimestrales cuando la organización se aproxime a una posible transición. Documente los cambios o actualizaciones de los procedimientos y calendarios para ofrecer una mayor continuidad durante la transición de liderazgo. Guarde esta información en un formato digital seguro y considere la posibilidad de conservar una copia impresa como copia de seguridad.

Conclusión

Un sistema de Knowledge Capture© bien diseñado es una herramienta poderosa para que las organizaciones preserven el conocimiento y la experiencia críticos durante las transiciones de liderazgo. Al documentar las responsabilidades clave, asignar las actividades laborales en curso y centralizar la información vital, las organizaciones pueden garantizar la continuidad y minimizar el impacto de los cambios de liderazgo. El Sistema de Knowledge Capture© sirve de guía para los futuros líderes, permitiéndoles asumir sus funciones con confianza y eficacia, contribuyendo en última instancia al éxito a largo plazo de la organización. Para saber más sobre cómo poner en práctica el Knowledge Capture© que ha creado, lea las partes 3 y 4 de esta serie.

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