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Using COVID19 Relief Funds Effectively Spanish

Consejos y Herramientas para Utilizar los Fondos de Ayuda de Manera Eficaz

 


Usando los fondos de ayuda de COVID-19

Con la aprobación de los nuevos paquetes de ayuda de Covid del gobierno estatal y federal, una gran cantidad de dinero fluirá hacia las empresas de cuidado infantil en todo el país. Esta afluencia de fondos tan necesarios puede tener un gran impacto en su negocio, su personal y los niños bajo su cuidado. Aunque estos fondos brindan un alivio muy necesario, el desafío será equilibrar sus necesidades comerciales a corto y largo plazo y decidir cómo utilizar mejor estos fondos. Este recurso informativo está diseñado para ayudarlo a pensar en las formas en que puede usar este dinero de manera más efectiva, tanto para recuperarse de las pérdidas sufridas en 2020 como para fortalecer su negocio/organización en el futuro.

Durante los próximos meses, el dinero se distribuirá a través de: 

  • Subvenciones directamente a los proveedores de cuidado infantil.
  • Fondos para familias que usan cuidado infantil.
  • Programas de estímulo continuo, como el Crédito Tributario por Retención de Empleados. 

La mayoría de estas fuentes de financiación se pueden utilizar de diversas formas. En muchos casos, no existen restricciones en absoluto. Sin embargo, asegúrese de que el uso previsto de los fondos esté permitido y de que cumpla con los términos de la financiación específica que ha recibido.

¡El dinero de ayuda está en camino! ¿Ahora que?

Si bien todavía hay mucho en el aire en nuestro país, nuestra recomendación general es no usar todos sus fondos a la vez. Usar los fondos poco a poco le permitirá mantener una reserva de efectivo de emergencia, mientras invierte gradualmente en áreas de necesidad crítica.

Las ideas de inversión que se enumeran a continuación pueden ayudarlo a maximizar el impacto de sus gastos y, en última instancia, fortalecer y revitalizar sus operaciones en el futuro.

Idea de inversión n.° 1: Aumentar el sueldo y los beneficios del personal

Como todos sabemos, el personal de cuidado infantil es muy valorado, pero por lo general está mal pagado. Estos fondos podrían brindarle la oportunidad de brindarle a su personal actual una bonificación bien recibida o una diferencia de pago temporal. (Asegúrese de informar claramente a su equipo que estos son bonos de duración limitada, no un cambio permanente en su compensación).

Considere un enfoque por fases, como pagar las bonificaciones trimestralmente durante un año. Un enfoque por fases significa que retiene efectivo en caso de que lo necesite en otro lugar y también proporciona un incentivo para la retención. Si está ofreciendo un bono en efectivo por única vez, el 10% del salario es una buena regla general. Sin embargo, un aumento salarial temporal puede proporcionar un impacto más prolongado en sostener su fuerza laboral. No hay límite en el monto del aumento, pero es importante tener reglas claras sobre cómo se está aplicando. Querrá asegurarse de que sea justo para los empleados y tener claro el límite de tiempo que tiene.

Además, para ayudar en la contratación y retención del personal, considere usar el dinero para ofrecer un bono de inicio de sesión para nuevos empleados y ofrecer incentivos de referencia de empleados al personal existente. También puede utilizar el dinero para pagar a los sustitutos para darle a su personal un tiempo adicional para aliviar el estrés.

Existe una variedad de planes de jubilación disponibles para propietarios de pequeñas empresas. Considere ofrecer contribuciones para la jubilación para ayudar al personal con la planificación financiera a largo plazo. Es una buena práctica que todos los empleados de tiempo completo tengan acceso para contribuir a un plan de jubilación. Como mínimo, los propietarios únicos deben abrir una cuenta de jubilación para ellos mismos, por las mismas razones. Además de ayudar en la satisfacción de los empleados y ser una herramienta de ahorro, existen beneficios fiscales al ofrecer beneficios de jubilación, es simplemente un beneficio mutuo.

Considere la posibilidad de crear un área de retiro o relajación para que el personal lo use para los descansos si tiene el espacio disponible. Esto aumenta la calidad de su programa y la satisfacción de los empleados. Puede crear o actualizar un área de descanso para el personal designada con sillones, materiales para la relajación o la meditación.

Idea de inversión n.° 2: Mejoras en su hogar o centro

¿Tiene una lista de mejoras en la calidad del programa o la salud y la seguridad que deben realizarse en su instalación? Esta afluencia de fondos puede ayudarlo a marcar algunas de esas inversiones a largo plazo. Algunas ideas incluyen reemplazar su sistema de calefacción o enfriamiento, reemplazar su techo o sus canaletas, proporcionar nuevos accesorios de baño e inodoros, o incluso renovar la cocina.

También puede considerar agregar otras mejoras físicas, como nuevas lavadoras, reemplazar un refrigerador o un congelador adicional, o cualquier otro tipo de equipo, que pueda ayudar a que las cosas sean más eficientes y efectivas.

Con las demandas de saneamiento adicionales de la pandemia, también puede agregar equipos como:

  • Fregaderos portátiles;
  • Dispensadores de desinfectante de manos;
  • Dispensadores de jabón y grifos sin contacto;
  • Purificadores de aire HVAC o ultravioleta para mejorar la calidad del aire interior;
  • Apertura automática de puertas y descarga automática de inodoro;
  • Papelera sin contacto;
  • Aspiradora limpiadora a vapor;
  • Área de espera para el cuidado de niños con divisores de pared;
  • Mesas con separadores de mesa transparentes o escritorios individuales para estudiantes;
  • Reemplazo de alfombras o pisos del aula;
  • Lavaplatos; y
  • Actualice los sistemas de desinfección para limpiar juguetes y otros materiales en el centro.

Los niños pequeños son muy susceptibles a su entorno. Puede ser útil que se realice una evaluación de la instalación/el hogar para aprender cómo mejorar la salud ambiental de su instalación, como la calidad del aire y la calidad del agua:

  • Ejemplos de mejora de la calidad del aire: actualización de HVAC, limpieza de conductos, humidificador y/o limpiadores de aire portátiles (purificadores). Los proveedores pueden comunicarse con un especialista en HVAC para determinar qué se puede hacer para mejorar la calidad del aire.
  • Ejemplos de mejora de la calidad del agua: reemplazo de tuberías viejas y corroídas que pueden estar sujetas a contaminación por plomo y cobre. Los proveedores pueden comunicarse con su departamento de salud local para realizar pruebas de agua.

Las mejoras generales a su hogar o centro pueden incluir:

  • Actualizar los sistemas de registro de entrada y salida utilizados por las familias o los cuidadores (es decir, un sistema electrónico que puede funcionar con un sistema de operaciones de cuidado infantil);
  • Actualización de sistemas de seguridad o sistemas de cámaras para aulas y áreas comunes; y
  • Mejorar el equipo tecnológico (es decir, iPads, computadoras portátiles, impresoras/ fotocopiadoras, archivos electrónicos, contabilidad, sistemas de pago de matrículas o cuotas y sistemas de administración de cuidado infantil).

Alerta de ahorro! Puede haber programas adicionales que brinden incentivos para respaldar ciertas mejoras en los edificios. Esto puede ayudarlo a aprovechar aún más los fondos de recuperación. Para encontrar una lista de programas potenciales en su estado, visite el Departamento de Energía de EE. UU. - Oficina de Ahorro de Energía.

Puede ser difícil encontrar un buen contratista, por lo que tenemos algunos consejos en Cómo Encontrar un Buen Contratista (a continuación).

Idea de inversión n.° 3: Reemplazar o comprar una camioneta o autobús

Si incluye el transporte en sus gastos comerciales, probablemente intente utilizar su vehículo durante el mayor tiempo posible. Los fondos que reciba podrían presentarle la oportunidad de reemplazar su camioneta, autobús u otro vehículo que usa para su negocio por uno más nuevo, más seguro y más eficiente. Si no tiene un vehículo que utilice para su negocio, también puede comprar un vehículo por primera vez. Esto le permitiría agregar servicios como excursiones o servicios de transportacion. Si está ofreciendo este servicio por primera vez, es posible que deba considerar sus necesidades de personal o el modelo para adaptarse a la nueva oferta de servicios. A medida que contabiliza los gastos comerciales, la nueva función del personal podría financiarse temporalmente con los fondos que reciba. También querrá establecer un presupuesto para los costos asociados con el mantenimiento del vehículo, cualquier cobertura de seguro de responsabilidad adicional, necesidades de personal y combustible. A largo plazo, es posible que desee cobrar una tarifa adicional a las familias que utilizan el servicio.

Idea de inversión n.° 4: Mejoras en el área de juegos o al aire libre

Otro uso potencial de los fondos es mejorar su área de juegos y el espacio al aire libre. A través de estas mejoras, puede crear un área que será más apropiada para el desarrollo y agradable para los niños a los que atiende. Estos también pueden permitir la seguridad y comodidad general de los ocupantes de la instalación y los visitantes. Algunas ideas incluyen estructuras de juego al aire libre, mesas de juego, juguetes para montar, estaciones de arte al aire libre o mesas de juego con agua. Los espacios de juego al aire libre suelen ser un factor importante para las familias que eligen un centro o proveedor, por lo que un espacio de juego mejorado también puede afectar los ingresos al atraer nuevas familias y retener las que usted tiene.

Tenga en cuenta que las nuevas pautas federales consideran a las piscinas como una actividad de alto riesgo y existen regulaciones especiales asociadas con ese tipo de oferta en términos del programa de subsidio de cuidado infantil.

Aquí hay algunas ideas a considerar para las actualizaciones de su área al aire libre: 

  • Juguetes de montar adicionales;
  • Juguetes al aire libre para empujar y tirar;
  • Túneles o estructuras por las que gatear;
  • Áreas de juego mejoradas con agua o arena;
  • Resvaladeros;
  • Cercado actualizado;
  • Materiales para un área de artes creativas al aire libre o STEM;
  • Triciclos, bicicletas de equilibrio, cascos o scooters actualizados;
  • Revestimiento de caucho;
  • Materiales naturales para espacios de juego;
  • Jardín de niños;
  • Los asientos al aire libre adicionales o con sombra son como para la lectura de libros y las lecciones al aire libre;
  • Reparación de pavimentos;
  • Toldo para áreas de espera al aire libre; y
  • Cerca para una piscina ,si tiene una (cubierta de piscina también).

Idea de inversión n.° 5: Recupere los ingresos perdidos

A través de la pandemia, muchas empresas de cuidado infantil perdieron ingresos debido a los cierres y la reducción de la inscripción. Ya sea que haya tenido que pedir un préstamo, ahorrar o recortar su propio salario, puede usar estos fondos de ayuda para recuperarse de esas pérdidas y restaurar los salarios.

Durante la pandemia, muchas empresas también tuvieron que endeudarse para sobrevivir. Ya sea de un préstamo comercial, el programa de Préstamos por Desastre por Daños Económicos u otra deuda comercial, la deuda acumulada puede dificultar significativamente la recuperación de su negocio. A menudo, los pagos mensuales de la deuda consisten en un porcentaje del saldo de capital restante. Cuanto mayor sea este saldo, mayor será el interés que paga cada mes. Pagar esta deuda es una estrategia sólida que lo ayudará a continuar sirviendo a las familias y recuperar la capacidad de obtener ganancias al reducir sus costos mensuales y liberar algunos ingresos para usar en otros lugares.

Los fondos también se pueden utilizar para mantenerse al día con los pagos mientras se recupera. Por ejemplo, si tiene problemas para pagar los gastos regulares, como los servicios públicos o los pagos de la vivienda (para la propiedad o los arrendamientos), es posible que pueda usar estos fondos para mantener las operaciones en marcha.

Idea de inversión n.° 6: Cambie o agregue nuevas oportunidades de ingresos

Esta afluencia de dinero también puede brindarle la oportunidad de explorar nuevas oportunidades de ingresos y oportunidades de crecimiento. ¡Sea creativo! ¿Hay otras poblaciones a las que le interese servir, como los niños del personal esencial o los niños en edad escolar? ¿Quizás otros servicios que siempre ha querido ofrecer, como programas extracurriculares? Considere utilizar estos fondos para expandir su negocio e incluir nuevas poblaciones o servicios que ayudarían a su negocio a crecer con el tiempo.

Idea de inversión n.° 7: Educación o formación continua para el personal

Estos fondos también pueden ser una gran oportunidad para ayudar a su personal a mejorar sus habilidades. Una inversión en su personal puede abrir el camino para nuevos programas de arte, música y lectura, así como nuevas técnicas de aprendizaje infantil que pueden servir mejor a los niños. Estos programas también pueden convertirlo en un proveedor más solicitado para las familias y ayudar a combatir la reducción de inscripciones con el tiempo.

Para los proveedores de cuidado familiar, programar tiempo para el desarrollo profesional puede ser un desafío. Puede usar los fondos adicionales para cubrir el costo o los gastos asociados con el tiempo libre o el cierre del sitio para los días de desarrollo profesional o la cobertura de personal adicional que pueda necesitar para asistir a la capacitación. Los fondos también se pueden utilizar para cubrir los gastos de viaje como hospedaje, alimentación u otros imprevistos.

Idea de inversión n.° 8: Comercializa tu programa

Operando con márgenes estrechos, los operadores de cuidado infantil no suelen presupuestar fondos para invertir en la comercialización de su programa para atraer nuevas familias y aumentar la inscripción. Ahora que asegurar las inscripciones es más importante que nunca, es aconsejable considerar el uso de fondos entrantes para realizar actividades de marketing. Esto podría consistir en diseñar y comprar materiales promocionales como volantes y folletos, iniciar o actualizar un sitio web del programa, actualizar la señalización y comprar anuncios pagados.

También puede encontrar que una suscripción a un programa de servicios compartidos podría ayudarlo a expandir su red y ofrecer soporte de marketing, además de oportunidades de ahorro de costos.

Idea de inversión n.° 9: Prepárate para lo inesperado

Si bien la mayoría de los programas deben tener planes de preparación para emergencias, ¿ha pensado si tiene los recursos, el equipo y los materiales necesarios para llevar a cabo un plan de emergencia de manera eficaz?

A continuación, se incluyen algunas ideas que debe considerar para ayudarlo a ejecutar su plan de gestión de riesgos:

  • Establecer o contribuir a un fondo de emergencia para cubrir los gastos asociados con las emergencias, como los deducibles del seguro;
  • Suministros de emergencia, incluidos equipos portátiles para evacuaciones y equipos de suministros de 72 horas para refugiarse en el lugar; y
  • Servicios de mensajería de texto/aplicaciones de comunicación con los padres que se utilizarán para notificaciones de emergencia.

Conclusión

Si bien el último año ciertamente ha sido un desafío, estos paquetes de ayuda lo ayudarán a recuperarse de las pérdidas que experimentó su empresa durante el último año, aliviando la carga sobre usted, su empresa y su personal. Tómese el tiempo para sentarse y crear un plan para el uso de sus fondos teniendo en cuenta la variedad de formas en que se pueden utilizar. Si necesita más apoyo, ya sea adquiriendo los fondos o creando un plan para gastarlos, comuníquese con su Agencia de Recursos y Referencias de Cuidado Infantil local.

Encontrar un Buen Contratista 

A menudo escuchamos de los proveedores que incluso cuando tienen el dinero en efectivo para invertir en mejoras a su hogar o centro, a menudo puede ser difícil encontrar un contratista bueno y confiable para completar el trabajo. A continuación se ofrecen algunas sugerencias  generales sobre las formas de encontrar y examinar a un contratista que pueda estar seguro de  que satisfará las necesidades del trabajo.

Pide recomendaciones a tus contactos de confianza

Comience con personas que conoce y pregunte sobre sus experiencias previas con contratistas. Incluso puede publicar en las redes sociales dentro de su red de amigos para obtener referencias y recomendaciones.

Además, es posible que desee considerar acercarse a las tiendas de mejoras para el hogar u otras instalaciones que conozca bien. Sus empleados de confianza pueden ofrecer recomendaciones sobre los contratistas que conocen personalmente.

Haz tu investigación

Ya sea que alguien se acerque a usted con recomendaciones entusiastas o no, es posible que desee realizar su propia búsqueda de contratistas en línea.

Algunos de los sitios más populares y confiables incluyen:

Muchos de estos sitios son gratuitos o de bajo costo y le brindarán acceso no solo a contratistas, sino también a reseñas de los usuarios reales de sus servicios. También puede consultar con su Cámara de Comercio local o el Better Business Bureau.

Realizar una entrevista telefónica

Una vez que haya obtenido algunas referencias, hágales algunas preguntas por teléfono. Pedir:

  • Si tienen licencia y están asegurados, y pueden proporcionar pruebas.
  • Si suelen hacer proyectos que son de su tamaño.
  • Obtener referencias no solo sobre su trabajo, sino también de proveedores y subcontratistas.
  • Obtener una lista de algunos clientes anteriores, el tamaño de su proyecto y cómo se alinea con sus necesidades particulares.
  • Cuántos proyectos tienen normalmente en marcha en ese momento. Demasiados proyectos            pueden significar que no tendrán tiempo para realizar su proyecto de manera oportuna. Ningún proyecto puede hacer que se pregunte por qué.

Conocer en persona

Después de la entrevista telefónica, tenga una reunión cara a cara con tres o cuatro de sus principales candidatos. Puede ser difícil encontrar tiempo para reunirse con más de un contratista, pero esta es una excelente manera de comprender realmente lo que pueden ofrecer. Hable sobre su proyecto y el cronograma asegurándose de que comprendan la magnitud y complejidad del mismo.

  • Hágales preguntas sobre lo que sucederá si surgen problemas imprevistos.
  • Pregúnteles cuándo podrán manejar su proyecto y cuánto tiempo creen que les llevará.

Referencias de llamadas

Después de reunirse en persona, llame a los antiguos clientes de los contratistas que más le gustaron. Pregunte a los clientes anteriores sobre su producto terminado, cuánto tiempo tomó, qué tan satisfechos estaban y qué tan cerca estaba el precio final de la estimación original.

Si hay un cliente anterior que esté dispuesto, programe una hora para ir a ver el trabajo comple tado. Asegúrese de que sea algo que realmente sea comparable con la calidad y el tamaño del proyecto que le gustaría emprender.

Nota: Esto puede resultar complicado, ya que es posible que la mayoría de las personas no deseen recibir llamadas. Quizás el contratista tenga un sitio web, fotografías o testimonios que pueda compartir con usted.

Obtenga múltiples ofertas

Para los contratistas que le gustan y tiene buenas referencias, obtenga una oferta de cada uno. Revise la oferta, incluido el tiempo (cuánto tiempo va a tomar el proyecto, cuándo comenzará y cuándo terminará), y pídales que lo pongan por escrito. Asegúrese de minimizar la interrupción de su programación diaria: planifique el trabajo en torno a un receso programado en el centro o fuera del horario de atención.

Preguntas?

Si tiene preguntas comuniquese con nosotros por correo electronico al Coaching@ECEBizCoach.org.