Prorating Costs

Cálculo de gastos por tipo de negocio

Ya sea que esté calculando su pronóstico de flujo de caja, los gastos del Fondo de Alivio de Cuidado Infantil (CCRF) o las deducciones de impuestos, es una buena idea comprender las diferencias clave en el cálculo de gastos para diferentes tipos de negocios:

Centros de Cuidado Infantil en el Hogar

Si opera su programa de cuidado infantil familiar desde su hogar, es probable que muchos de sus gastos sean compartidos entre su negocio y su vida familiar personal. Averiguar qué gastos se pueden deducir de sus impuestos o son elegibles para el financiamiento de CCRF puede parecer complicado, pero, afortunadamente, es mucho más simple de lo que piensa.

Los proveedores de cuidado infantil en el hogar pueden usar lo que se llama el Cálculo de Tiempo / Espacio para averiguar qué porcentaje de sus gastos se puede atribuir a su negocio de cuidado infantil y, por lo tanto, son elegibles para deducciones de impuestos o reembolso del CCRF. El cálculo de tiempo/espacio toma en cuenta el porcentaje de espacio en su hogar que se utiliza para el negocio, así como la cantidad de tiempo que su hogar se utiliza para el negocio. Para saber más sobre el cálculo de tiempo/espacio y cómo utilizarlo para calcular los gastos permitidos para su programa de cuidado infantil en el hogar, lea ¿Qué es el cálculo de tiempo/espacio?

Centros de atención infantil especializados

Si su organización es un centro de cuidado infantil que no se encuentra dentro de una empresa u organización más grande, determinar qué parte de sus gastos se asigna a su negocio de cuidado infantil es probablemente mucho más sencillo. Eso es porque la respuesta es generalmente: El 100% de ellos. Si su establecimiento es un centro de cuidado infantil y nada más que un centro de cuidado infantil y no está operando como parte de una organización o localidad más grande, entonces todos sus gastos para esa ubicación deben estar relacionados con la operación de su negocio.

Empresas de cuidado de niños dentro de organizaciones más grandes

Si su negocio de cuidado infantil es parte de una empresa más grande, entonces sólo una parte de los gastos puede asignarse específicamente a su negocio de cuidado infantil. Este sería el caso si, por ejemplo, su centro de cuidado infantil forma parte de la YMCA o de una iglesia local. Para saber qué porcentaje de gastos está asociado específicamente a las operaciones de su negocio de cuidado infantil, tendrá que prorratear los costos de su negocio.

Prorrateo de costos comerciales

Los costos prorrateados son aquellos que se dividen proporcionalmente, basados en una unidad de tiempo, ubicación u otro factor relevante para el negocio. Por ejemplo, si su negocio de cuidado de niños está ubicado en el sótano de una iglesia local, los costos de servicios públicos se compartirían entre el negocio de cuidado de niños y el resto de la iglesia. Dado que sólo una parte del edificio se utiliza para su negocio de cuidado infantil, sólo una parte de las facturas de servicios públicos se consideraría como gastos del negocio de cuidado infantil. Para determinar la cantidad que se asignaría a su negocio de cuidado de niños, tendrá que seguir los siguientes cuatro pasos.

Paso 1. Documente los costos reales que afectaron su negocio de cuidado infantil , y solo a su negocio de cuidado infantil.

Los gastos que se pueden asignar específicamente a su negocio de cuidado de niños incluyen los suministros comprados sólo para el programa, los costos de nómina y personal para los empleados del cuidado de niños, el equipo de protección personal y los suministros de limpieza para el centro de cuidado de niños, y cualquier bien o servicio que sea material para el funcionamiento del programa de cuidado de niños. Los gastos de mantenimiento y reparación de las áreas de su instalación que se utilizan exclusivamente para su programa de cuidado de niños también se incluirían aquí.

Le recomendamos que mantenga registros comerciales precisos para documentar todos estos costos. Consulte "Cómo puedo elaborar un sistema de registro" para saber más sobre la documentación que debe guardar y durante cuánto tiempo.

Registre sus gastos. Si no se trata de un gasto compartido, deberá contabilizar el 100% del costo como gasto empresarial.

Paso 2. Documente los costos compartidos entre su centro de cuidado infantil y el resto de su establecimiento.

El cálculo de los gastos compartidos puede ser un poco más complicado, pero hacerlo vale la pena para sus resultados. Para que se pueda asignar a su negocio de cuidado de niños, el gasto debe haber afectado a su programa de cuidado de niños de alguna manera. El costo también debe considerarse razonable y necesario para el funcionamiento de la empresa de cuidado infantil. Por ejemplo, la electricidad. Obviamente, es necesaria para el funcionamiento de la empresa y, como tal, se considera un gasto que se puede atribuir, pero como es utilizada por todo el centro, es un gasto compartido.

Otros gastos compartidos podrían incluir cosas como la reparación de un estacionamiento compartido, ya que lo necesitan tanto los padres como los fieles para estacionar. Pero una renovación del tabernáculo de la iglesia no se consideraría elegible para el reembolso, ya que no es necesario para el funcionamiento del negocio de cuidado de niños.

Del mismo modo, el mantenimiento de las áreas de sus instalaciones que se comparten entre su programa de cuidado infantil y otras operaciones sería elegible, pero el mantenimiento realizado en un área que no es utilizada en absoluto por el programa no sería un gasto asignable. Supongamos que forma parte de una YMCA que tiene tres sedes, pero sólo una de ellas alberga el centro de cuidado infantil. Sólo son elegibles los costos incurridos en la sede con la guardería. Si los costos se aplican a toda la instalación, no sólo a la ubicación de la guardería, el porcentaje de costos elegibles debe calcularse utilizando uno de los métodos explicados en la siguiente sección.

En la siguiente tabla, ingrese el costo total compartido, dejando el porcentaje incurrido por el negocio de cuidado infantil y el costo comercial total vacío por ahora:

Paso 3: A continuación, elija un método de prorrateo.

Para saber exactamente qué gastos son elegibles para la empresa, hay que elegir un método de prorrateo. Y debe atenerse al método que elija para mantener la coherencia.

Tres métodos de prorrateo que podría utilizar son:

- Porcentaje del total de pies cuadrados de las instalaciones.

- Porcentaje de los ingresos totales.

- Porcentaje de los costos totales.

Porcentaje del total de pies cuadrados de las instalaciones

Tome el número de pies cuadrados del espacio utilizado para su programa de cuidado infantil y divídalo por el total de pies cuadrados de todo su establecimiento.

Para calcular los pies cuadrados, tendrá que medir la longitud y el ancho de su espacio.

1. Usando una cinta métrica, fije una cinta métrica en un extremo de la pared más larga de su espacio y extiéndala al otro extremo.
2. Registre esta medición (en pies, no en pulgadas)
3. A continuación, fije una cinta métrica en un extremo de la pared más corta de su espacio y extiéndala al otro extremo.
4. Registre esta medición (en pies, no en pulgadas)

A continuación, multiplique la medida de longitud por la medida de ancho para encontrar sus pies cuadrados:

Largo x Ancho = Pies Cuadrados

Por ejemplo, si su espacio tiene 12 pies de largo y 10 pies de ancho, sus pies cuadrados serían 120 pies cuadrados.

12 pies x 10 pies = 120 pies cuadrados

Para espacios de formas extrañas, como habitaciones con un rincón adicional o si cuenta con un armario, divida su habitación en bloques rectangulares más pequeños, use el cálculo de pies cuadrados para cada bloque y sume los totales.

Una vez que tenga sus totales, divida los pies cuadrados de su espacio de cuidado infantil por los pies cuadrados de toda su establecimiento para encontrar un porcentaje. Por ejemplo, si usa 1,000 pies cuadrados de su instalación para espacio de cuidado infantil, y toda la instalación es de 5,5 00 pies cuadrados, entonces divida 1,000 por 5,500 para obtener 0.181. Multiplique ese número por 100 para obtener el porcentaje: 18. 1%.. Esto significa que el 18.1% de sus gastos generales (como servicios públicos, electricidad y mantenimiento, como el ejemplo del estacionamiento anterior) serían elegibles.

Porcentaje de los ingresos totales

Cuando se prorratea algo, se está calculando -o asignando- una cantidad como parte de un todo. Otro método común de prorrateo es calcular qué porcentaje de sus ingresos totales corresponde a los ingresos de su programa de cuidado infantil. Sí, eso significa hacer más cálculos.

En primer lugar, debe calcular los ingresos totales de todo su establecimiento. Si, por ejemplo, es un centro de deporte que incluye un programa de cuidado de niños, tiene que calcular los ingresos totales de todos sus programas, incluido el de cuidado de niños.

A continuación, calcule los ingresos de su programa de cuidado de niños únicamente. Asegúrese de que utiliza el mismo periodo de tiempo (normalmente el año fiscal) para ambos cálculos.

Luego, divida los ingresos de su programa de cuidado infantil entre los ingresos totales de todo su establecimiento. Una vez que tenga esa cifra, que será un decimal, multiplíquela por 100 para obtener un porcentaje.

Por ejemplo, si los ingresos de su programa de cuidado infantil son de $25,000 y sus ingresos totales son de $200,000, divida $25,000 entre $200,000. El resultado es 0.125. Multiplique esa cifra por 100 para obtener el porcentaje: 12.5%. Esto significa que el 12.5% de sus gastos totales serían elegibles.

Porcentaje de los costes totales

También puede calcular sus gastos asignables calculando qué porcentaje de sus costos totales se destina a su programa de cuidado infantil. Esto es similar al cálculo del porcentaje de los ingresos totales, salvo que en lugar de calcular el dinero que entra, se calcula la cantidad de dinero que sale.

El primer paso es calcular los costos de toda su operación. Incluya en esta cifra los costos atribuidos a su programa de cuidado infantil.

A continuación, calcule el costo total de su programa de cuidado infantil. Esto debe incluir los costos dedicados para el programa (piense en suministros, salarios, etc.), pero no los costos que se comparten entre el programa de cuidado infantil y toda la operación. Piense en ese ejemplo de estacionamiento: el dinero gastado en eso debe incluirse solo en los costos de toda la operación, ya que no puede contar dos veces los costos. Esto puede ser confuso, por lo que si tiene muchos costos compartidos, elegir otro método de proración puede ser una mejor opción.

Una vez que tenga ambas cifras listas, divida los costos totales de su programa de cuidado infantil por los costos totales de su organización general. Una vez que tenga esa cifra, será un decimal, multiplíquela por 100 para obtener un porcentaje.

Digamos que gasta $15,000 en su programa de cuidado de niños y $95,000 en total, divida $15,000 entre $95,000. El resultado es 0.157. Multiplique esa cifra por 100 para obtener el porcentaje: 15.7%. Eso significa que el 15.7% de sus gastos totales serían elegibles.

Paso 4: Aplicar el porcentaje de prorrateo a sus gastos

Ahora que ha elegido un método de prorrateo, apliquemos el resultado a sus costos para calcular el total de gastos empresariales admisibles. Para este ejemplo, utilizaremos la cifra que hemos calculado en el apartado anterior: 15.7%.

Introduzca sus gastos compartidos en la hoja de cálculo. Una vez introducidos sus gastos en la hoja de cálculo, deberá introducir el porcentaje en que incurre su empresa de cuidado de niños (si NO es un gasto compartido, el porcentaje es del 100%). Si se trata de un gasto compartido, tome el porcentaje que calculó utilizando su método de prorrateo e introdúzcalo aquí. En este ejemplo, estamos utilizando el 15,7%.

A continuación, divida el porcentaje por 100 para convertirlo en un decimal, y luego multiplique ese decimal por el monto del gasto compartido:

15.7 / 100 = 0.157

$2,000 x 0.157 = $314

Así que, en este caso, el gasto empresarial admisible de la factura de servicios públicos de $2.000 es de $314. Puede seguir adoptando el mismo enfoque para sus costos empresariales, ya sean compartidos o no, y sumarlos para obtener sus gastos empresariales totales.

Necesita ayuda?

Puede encontrar más información útil en nuestro sitio web childcare.texas.gov, donde también puede inscribirse para recibir asistencia personalizada con un entrenador de negocios.

Otros recursos

Guías e información del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2022

Presupuesto mensual simple

El manual del flujo de caja de seis meses

Cálculo de tiempo/espacio

Anexo A: Hoja de trabajo: Cálculo de gastos comerciales mediante prorrateo

Instrucciones

Ingrese todos los gastos comerciales, incluidos los costos compartidos, así como los costos dedicados solo para su negocio de cuidado infantil. Incluya los costos de: personal, alquiler / hipoteca / servicios públicos, mantenimiento y reparaciones, EPP y suministros, bienes y servicios, y cualquier otro costo comercial. Asegúrese de marcar los costos compartidos.

A continuación, ingrese el monto total pagado por ese gasto. Si NO es un gasto compartido, el porcentaje es de 100. Si se trata de un gasto compartido, tome el porcentaje que calculó utilizando su método de prorrateo.

Finalmente, multiplique la cantidad que pagó por cada gasto por el porcentaje que calculó para que su negocio obtenga el costo total del negocio.

También puede usar nuestra hoja de trabajo descargable para ayudarlo con estos cálculos.

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