Preparing for the Child Care Relief Fund

Introducción

La pandemia de COVID-19 ha tenido un gran impacto en las empresas de Texas, especialmente en las de la industria del cuidado infantil. En

2021, la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (TWC) introdujo el Child Care Relief Fund para ayudar a las empresas de cuidado infantil como la suya a recuperarse de la pandemia.

 El Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil regresará en el 2022 y será mayor que antes. Se trata de una ronda separada de financiamiento disponible en el estado de Texas con 2.4 mil millones de dólares reservados sólo para los proveedores de cuidado infantil que cumplan con los requisitos. 

La TWC ofrecerá otra ronda del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil (CCRF) a principios de 2022 para que su negocio de cuidado infantil pueda recuperarse y prosperar en la economía post pandemia. El CCRF 2022 es una nueva oportunidad de financiamiento que ofrecerá un total de $ 2.4 mil millones para los proveedores de cuidado infantil elegibles.

Los proveedores elegibles pueden esperar ser invitados a solicitar el Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil a fines de enero o principios de febrero del 2022. Para ser elegibles, los proveedores deben cumplir con todo lo siguiente:

1. Estar abierto para prestar servicios de cuidado infantil en la fecha en que se presente la solicitud o cerrado temporalmente por motivos de salud pública, dificultades financieras u otras razones relacionadas con la COVID.
2. Ser un centro u hogar con licencia/registrado que haya sido autorizado el 28 de febrero de 2022.
3. Tener registro vigente ante la Regulación de Cuidado Infantil; y
4. Comprometerse a permanecer abierto por lo menos hasta mayo del 2023.

El Equipo de Entrenamiento Empresarials de Cuidado Infantil de Texas ha trabajado con la TWC (Comisión de la Fuerza Laboral de Texas) para revisar todos los casos del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2021 en los que los proveedores experimentaron retrasos en el procesamiento de la solicitud y la recepción de los fondos. Hemos recopilado una lista de medidas que puede implementar ahora para ayudarlo a preparar su solicitud en el 2022. Estos pasos lo ayudarán a reducir el riesgo de retrasos en el financiamiento y a planear el uso más eficaz de todos sus fondos. 

Es extremadamente importante que esté preparado para presentar una solicitud, lo que incluye asegurarse de que su información esté actualizada y se ingrese correctamente en el portal de proveedores CLASS del Reglamento de Cuidado Infantil lo antes posible.

Preparación

Puede preparar su programa de cuidado infantil para el Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2022 con tres sencillos pasos:

Paso 1: Verifique su información en la Regulación de Cuidado Infantil.

Paso 2: Reúna la información clave de la empresa.

Paso 3: Comience a pensar en un plan para la utilización de los fondos.

Paso 1: Verifique su información en la Regulación de Cuidado Infantil.

Como programa de cuidado infantil con licencia o registrado en el estado de Texas, la información sobre su programa de cuidado infantil se mantiene en un sistema administrado por la Regulación de Cuidado Infantil. Si bien es un sistema separado, los datos de las licencias en el sistema de la Regulación de Cuidado Infantil se usan para llenar los datos en el sistema del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil de la TWC. Esto significa que si sus datos no están correctos en el sistema de la Regulación de Cuidado Infantil, tampoco lo estarán en el sistema del fondo de ayuda. La información incorrecta o desactualizadaen el sistema de Regulación de Cuidado Infantil puede causar retrasos significativos en la recepción del financiamiento de ayuda para el cuidado infantil. 

Por ejemplo, un error tipográfico en el nombre de su empresa puede evitar que deposite su cheque cuando lo reciba.. Una dirección postal no actualizada puede ocasionar que el cheque se pierda cuando sea enviado. Cualquier información que esté incorrecta en el sistema de licencias puede impedir la validación de su solicitud e incluso la posibilidad de presentarla sin asistencia técnica. Por esta razón, es extremadamente importante que se asegure de que su información en el sistema de la Regulación de Cuidado Infantil esté actualizada y sea correcta. 

Como medida de prevención de fraude, todos los cambios deben hacerse primero en el sistema de la Regulación de Cuidado Infantil antes de que puedan realizarse en el sistema del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil. Es posible que cualquier cambio que se haga después del lanzamiento de la ronda de financiamiento del 2022 tenga que hacerse de manera manual, lo que puede provocar retrasos en el procesamiento de las solicitudes. Por lo tanto, le recomendamos encarecidamente que consulte su información registrada en la Regulación de Cuidado Infantil ahora para asegurarse de minimizar el riesgo de cualquier retraso en la solicitud o en la recepción de los fondos. 

A partir de nuestra revisión de los casos de la ronda de financiamiento del 2021, estos son algunos datos fundamentales que querrá verificar de nuevo: 

• Nombre del programa de cuidado infantil. Asegúrese de que el nombre de su programa esté escrito correctamente, ya que por lo general este será el nombre de beneficiario que aparezca en su cheque. Además, asegúrese de que dispone de una cuenta bancaria en la que pueda depositar los cheques emitidos a ese nombre. En algunos casos, es posible que desee añadir haciendo negocios como (doing business as, DBA) a su cuenta bancaria. Si el nombre no aparece correctamente en el sistema, póngase en contacto con su representante de licencias para que lo ayude. 
• Información sobre la persona a cargo. La solicitud para el Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil debe ser llenada por una persona que esté autorizada para asumir la responsabilidad fiscal y legal de administrar los fondos para el negocio. Piense en quién quiere que llene la solicitud y asegúrese de que la persona esté correctamente registrada ante la Regulación de Cuidado Infantil, ya que esta información se utiliza para validar su solicitud antes de poder presentarla. Puede actualizar esta información de forma manual en el sistema de la Regulación. Es importante asegurarse de que su dirección de sitio sea correcta, ya que determinados códigos postales pueden recibir financiamiento adicional si se encuentran en un lugar que carezca de servicios de cuidado infantil, por lo que es fundamental que se asegure de que su dirección postal seacorrecta. La TWC le enviará el cheque a su dirección postal. Puede actualizar esta información de forma manual en el sistema de la Regulación de Cuidado Infantil. 
• Dirección de correo electrónico-Todas las comunicaciones del fondo de ayuda se enviarán a la dirección de correo electrónico segura archivada en la Regulación de Cuidado Infantil para su programa de cuidado infantil. Esto no sólo incluirá todas las actualizaciones y correos electrónicos con información general provenientes de la TWC, sino también cualquier contacto sobre problemas con su solicitud. Tenga en cuenta que si desea que las comunicaciones del fondo de ayuda se envíen a una dirección de correo electrónico específica, también tendrá que cambiar la dirección de correo electrónico registrada en la Regulación de Cuidado Infantil. 

Si sabe que va a haber cambios en la información de su licencia después de que la segunda ronda de financiamiento esté en marcha, prepárese. Como los sistemas son independientes, es posible que tenga que seguir los siguientes pasos para los cambios realizados después de que haya iniciado el fondo de ayuda:

• Actualice su información en la Regulación de Cuidado Infantil.
• Notifique el cambio al equipo de asistencia técnica para garantizar que los datos sean precisos en el sistema del fondo de ayuda (la información de contacto del equipo de asistencia técnica del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2022 estará disponible a principios de 2022 ).
• Esté preparado para verificar el cambio mediante capturas de pantalla u otros métodos.

Paso 2: Reúna la información clave de la empresa.

Como parte del proceso de solicitud, la TWC revisará la información clave sobre su organización para asegurarse de que su programa de cuidado infantil esté configurado de manera adecuada en el sistema para recibir pagos de la TWC. Deberá verificar que los datos registrados son correctos para evitar cualquier retraso en este proceso. Para asegurarse de que está preparado para presentar la solicitud, reúna la siguiente información sobre su programa de cuidado infantil:

• Nombre comercial legal: este es el nombre de su empresa legal, no su nombre comercial supuesto o el nombre DBA (hacer negocios como). Es imperativo que presente su solicitud utilizando la información de su nombre correcto para evitar retrasos en el procesamiento de la solicitud o la financiación. Usted querrá confirmar que su nombre comercial legal con el IRS coincide con el nombre comercial legal que figura con el Secretario de Estado. Para asegurarse de que está utilizando su nombre comercial legal y que aparece igual con el gobierno estatal y federal, solicite copias de su IRS 147C y Certificado de Presentación ante el Secretario de Estado. Consulte las Instrucciones de solicitud de documentación al final de esta guía.
• Nombre supuesto / DBA: es posible que también deba aclarar su nombre supuesto o el nombre DBA (hacer negocios como) al presentar la solicitud. Este puede ser el nombre en su licencia comercial con la Regulación de Cuidado Infantil o un nombre alternativo en su cuenta bancaria comercial. Si opera bajo un nombre que es diferente de su nombre legal, asegúrese de tener esta información a mano cuando presente su solicitud. 
• Identificación del programa. Este es el número de licencia de su programa de cuidado infantil que aparece en la Regulación de Cuidado Infantil. Puede encontrarlo en la copia de la licencia de su programa, así como en la base de datos pública de proveedores de cuidado infantil.
• Tipo de empresa. El tipo de empresa seleccionada afectará la información posterior que deberá introducir sobre su programa de cuidado infantil. Si no está seguro de qué tipo debe seleccionar, puede revisar la lista que aparece a continuación. Si su negocio está registrado con el Secretario de Estado, también puede llamar al (512) 463-5555 si tiene preguntas.
  • Propiedad Exclusival: persona con título o derechos exclusivos sobre una empresa; es una opción común para las empresas con un propietario y sin empleados. Un propietario único presenta un Anexo C con su Declaración de Impuestos sobre la Renta Individual 1040 del IRS. 
  • Sociedad: relación jurídica que existe entre dos o más personas u otras entidades legales asociadas contractualmente en una empresa. Los socios no son empleados y no se les emite un W-2. En su lugar, la asociación presenta un Anexo K-1 (Formulario 1065) al socio.
  • Sociedad limitada de Texas: sociedad constituida por dos o más personas y que tiene uno o más socios generales (con responsabilidad ilimitada) y uno o más socios con responsabilidad limitada registrados ante la Secretaría del estado de Texas.
  • Corporación de Texas: corporación registrada ante la Secretaría del estado de Texas, ya sea con o sin fines de lucro. Las corporaciones presentarán una declaración de impuestos sobre la renta corporativa 1120 o 1120S del IRS.
  • Asociación profesional: entidad registrada ante la Secretaría del estado de Texas como asociación profesional.
  • Corporación profesional: entidad registrada ante la Secretaría del estado de Texas como corporación profesional.
  • Corporación de otro estado: corporación legalmente constituida ante una entidad gubernamental fuera del estado de Texas.
  • Entidad gubernamental: cualquier agencia gubernamental legal no creado por la Legislatura de Texas, como una ciudad, condado o agencia federal.
  • Receptor individual (poco frecuente): persona que proporciona bienes o servicios a una agencia del gobierno del estado de Texas o a una institución de educación superior de Texas que no es un propietario único (propiedad exclusival).
  • Otro: organización no definida dentro de uno de los otros tipos de empresa, como un patrimonio u organización informal no constituida ante la Secretaría del estado de Texas.

• Número de identificación federal. Necesitará un número de identificación patronal (EIN, Employer Identification Number) federal válido, un número de seguro social (SSN) o, en casos excepcionales, un número de identificación fiscal individual (ITIN, Individual Taxpayer Identification Number) para que su solicitud sea procesada. Este será el número que utilizará para presentar sus declaraciones de impuestos federales. Para confirmar su número de identificación federal, es posible que desee solicitar un IRS 147C. Consulte las Instrucciones de solicitud de documentación al final de esta guía.

• Número de Carta/Número de Registro de Texas-Cuando una entidad se constituye o registra ante la Secretaría del estado, se le asignará un número llamado Charter Number/Texas File Number (número de registro en el estado de Texas). Si no sabe cuál es su Charter /Texas File Number, puede llamar a la Secretaría del estado al (512) 463-5555. También puede solicitar una copia de su Certificado de Presentación. Consulte las Instrucciones de solicitud de documentación al final de esta guía.

Paso 3: Comience a pensar en un plan para la utilización de los fondos.

Es buena idea prepararse ahora para asegurarse de que puede destinar estos fondos a los usos más eficientes y eficaces para su negocio de cuidado infantil. Los Fondos de Ayuda para el Cuidado Infantil pueden utilizarse para cubrir gastos permitidos en que se incurra entre el 1 de septiembre de 2021 y el 31 de mayo de 2023. Por lo general, los gastos permitidos son los necesarios para reabrir o mantener las operaciones e incluyen el alquiler o hipoteca (incluido el seguro), servicios públicos, nóminas, equipos de protección personal, suministros de limpieza e impuestos. A continuación, encontrará más información sobre los montos estimados de las subvenciones y el uso de sus fondos.

Debe tener la documentación adecuada de estos gastos. Es importante que conserve la documentación de todos sus gastos en caso de que la TWC lo seleccione para verificación. Todos los proveedores de cuidado infantil seleccionados para verificación deben cumplir con todas las solicitudes de comprobación de gastos o se arriesgan a tener que reintegrar los fondos a la TWC. Para obtener más información sobre cómo documentar correctamente los gastos, consulte la guía para la verificación del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2021.

Tómese un momento para poner por escrito algunos gastos mensuales regulares de su negocio de cuidado infantil, así como algunos artículos de la lista de deseos que pueden ser útiles para ayudar a su negocio a crecer. 

También es importante que sepa que no puede solicitar el reembolso de gastos que hayan sido pagados por: 

• el Programa de Protección de Pago de Cheques, 
• el Créditos Fiscales para la Retención de Empleados,
• la licensia de emergencia o familiar proporcionada bajo La Ley Familias Primero de Respuesta al Coronavirus (FFCRA) o
• cualquier otro programa de financiamiento de estímulo y ayuda.

Montos de la Adjudicación del Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2022

El importe de su financiamiento básico se calcula utilizando su capacidad autorizada y el percentil 75 de la tarifa promedio del mercado local para el cuidado infantil en su área. Se concederán porcentajes adicionales a los programas de cuidado infantil en función de la certificación Rising Star de Texas, la designación Child Care Desert o la puntuación del Índice de Vulnerabilidad Social (IVS). 

Para hacerse una idea de cuántos fondos pudiera recibir, consulte la siguiente tabla que contiene las estimaciones iniciales de los importes base. Con montos de financiamiento de casi el doble de lo que fueron en la ronda de financiamiento del 2021, asegúrese de estar al tanto de las implicaciones fiscales de recibir los Fondos de Ayuda para el Cuidado Infantil en childcare.texas.gov.

Tabla 1. Estimación inicial de la Junta para los importes base adjudicados por el Fondo de Ayuda para el Cuidado Infantil 2022*

*Tenga en consideración que estos importes base cambiarán. La TWC revisará los datos de la Regulación de Cuidado Infantil sobre el número de proveedores regulados elegibles al 31/12/2021 y los utilizará para calcular los montos finales de adjudicación.